Huishoudelijk reglement Dorpsraad Sint-Lambrechts-Herk
- Naam van de dorpsraad
- Dorpsraad Sint-Lambrechts-Herk
- Doelstelling van de dorpsraad
- De dorpsraad streeft geen commerciële, filosofische, politieke, levensbeschouwelijke of religieuze doeleinden na en treedt onafhankelijk op. Alle leden van de dorpsraad respecteren deze visie.
- De dorpsraad streeft representativiteit na voor de hele wijk zoals gedefinieerd volgens de officiële wijkindeling van Stad Hasselt. Ze vertegenwoordigt en staat open voor alle inwoners, verenigingen of organisaties en andere belanghebbenden van de wijk.
- De dorpsraad geeft advies op eigen initiatief en op vraag van Stad Hasselt.
- De dorpsraad neemt een constructieve houding aan, heeft een brugfunctie tussen de wijk en de stad en is het aanspreekpunt voor zowel de bewoners als de stad rond thema’s van algemeen belang.
- De dorpsraad is een denktank en klankbord voor alle belanghebbenden uit de wijk. Alle belanghebbenden kunnen vragen stellen of het woord richten aan de dorpsraad. De dorpsraad houdt hen op de hoogte van de genomen beslissingen.
- Jaarlijks organiseert de dorpsraad een open bijeenkomst waarop alle inwoners en andere belanghebbenden van de wijk welkom zijn, ideeën kunnen uitwisselen, thema’s kunnen aanbrengen, gehoord kunnen worden en de werking van de dorpsraad besproken wordt. De dienst Wijkopbouw ontvangt hiervoor een formele uitnodiging.
- Er is het wederzijds engagement om jaarlijks een uitwisseling te houden tussen de dorpsraad en een vertegenwoordiger van het stadsbestuur en van de dienst Wijkopbouw.
- De dorpsraad bevordert het buurt- en gemeenschapsleven, de leefbaarheid, de participatie en de betrokkenheid door het ondersteunen van het dorpsfeest Volle Bak Herk. Deze lokale acties zijn gericht aan alle inwoners.
- Opbrengsten van activiteiten die de dorpsraad organiseert, worden beheerd door de dorpsraad en blijven ter beschikking van de gemeenschap.
- Werkmethodiek van de dorpsraad
- De dorpsraad als geheel vergadert viermaal jaarlijks
- De kerngroep bereidt de vergaderingen voor
- Voor specifieke thema’s wordt gewerkt in aparte werkgroepen
- Viermaal jaarlijks behoudens andersluidende afspraken( 3-6-9-12)
- Waarvan in september of december samen met de dienst wijkopbouw en een vertegenwoordiger van de stad voor uitwisseling van informatie
- De vergaderingen worden voorbereid door een kerngroep met vergaderdata in functie van de behoeftes
- De werkgroepen handelen autonoom en bepalen zelf hun werkwijze
- Profiel / vaardigheden/attitude van de algemene Voorzitter
- Gemotiveerd voor de organisatie en de functie
- Geloven in de rol van de dorpsraad
- Vergadering leiden
- Aanvaard door de groep
- Vertegenwoordigt de dorpsraad naar buiten
- Besteedt voldoende tijd aan de opdrachten,
- Is meerzijdig partijdig (neutraal) en stelt het belang van de groep voorop
- het madaat duurt drie jaar en dient dan opnieuw te worden open gesteld
- Gebruikt de agenda als leidraad voor zijn vergadering,
- Waakt erover dat de vergadering ordelijk en goed gestructureerd verloopt.
- Brengt thema’s aan die gelieerd zijn aan het doel
- Bewaakt de missie van de dorpsraad
- Zorgt dat de agenda afgewerkt wordt, volgens het principe van proportionaliteit (belangrijke dingen krijgen voldoende aandacht)
- Waakt erover dat iedereen gehoord wordt.
- Komt tot duidelijke besluitvorming
- Streeft gedragenheid na
- Draagt bij tot een aangename geest binnen de groep
- Is rekeninghouder van de bankrekening van de dorpsraad
- Verstuurt de agenda naar leden en dienst wijkopbouw
- Verstuurt verslagen naar leden en dienst wijkopbouw
- Bereid de vergaderingen voor
- Volgt de uitvoering op van beslissingen
- Verbindingspersoon met de stad
- Deelt beslissingen mee aan de lokale gemeenschap via Hop’lr
- Organiseert jaarlijkse een open bijeenkomst
- Laat zich vervangen bij onbeschikbaarheid
- Ontwerp wordt door voorzitter/secretaris meegedeeld aan de kerngroep
- De voorzitter verdeelt/verstuurt in samenspraak met de kerngroep
- alle leden kunnen een agendapunt aanreiken door kennisgeving aan voorzitter en secretaris
- ook tijdens de vergadering kunnen agendapunten worden toegevoegd
- per mail
- door de voorzitter
- Verloop vergaderingen
- Leiding voorzitter
- Onderscheid maken tussen besprekingen en beslissingen
- Geen beslissingen bij meerderheid; indien er meerdere standpunten verdedigd worden dienen deze ook aan bod te komen in het verslag.
- Verslag
- Ontwerp verslag door secretaris aan de kerngroep
- Goedkeuring kern
- Versturing door de Voorzitter naar alle leden
- goedkeuring van het vorige verslag alvorens de vergadering aan te vatten
- vermelding van tegenstrijdige standpunten maar zonder vermelding van de stemverhoudingen
- vermelding van aanwezigen maar zonder vereiste aanwezigheidsquorum
- opname van een beslissing in het verslag onder de rubriek “beslissingen”
- motivering waarom een agendapunt geldt als een beslissing
- per mail
- kasverslag
- Mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving als een apart agendapunt
- Bij gewone meerderheid van de aaanwezigen zonder aanwezigheidsquorum
- Voorzitter bert.vanhirtum@icloud.com
- Ondervoorzitter bart@michotte-jansen.be
- Bestuurslid poncelet-huybrechts@skynet.be
- Secretaris r.kumpen@telenet.be
- Plaats en het tijdstip van vergaderingen;
- Algemeen:
- Specifieke taken voor de algemene Voorzitter.
- regels betreffende voorbereidende vergaderingen of bijkomende vergaderingen;
- de wijze van agendering van een agendapunt;
- de wijze waarop de leden worden uitgenodigd voor de vergadering;
- regels betreffende het verloop van de vergaderingen;
- regels betreffende beslissingen van de vergadering:
- de wijze waarop de verslagen gedeeld worden
- de aard van de middelen:
- de procedure tot wijziging van het reglement.
- Kerngroep en taakverdeling
Hasselt 18 mei 2023
B. Vanhirtum - B. Michotte - P. Moers - J. Poncelet - F. Poncelet - V. Bollen - K. Froidmont - R. Kumpen - F. Clerix - C. Polders - J. Haenen - L. Cosemans -. Maes - B. Janssens - Ronny Pascal - Lize Claessen - Cato Cloutte.
